「Eメールの氾濫」の解決方法–CW Bulletin
情報の氾濫ならぬ、「Eメールの氾濫」で困っているビジネスパーソンは多いのでは？2011年3月号のCW Bulletinでは、米国で小規模なビジネスオーナーに対し主に情報の整理に関するコンサルティングなどを行っているパークハースト氏が、途切れることなく受信フォルダに届くEメールの対処と通常業務の両立について次の6つのアドバイスを述べています。
1.まず自分から送信するメールの数を減らす
面と向かったコミュニケーションや電話でたまには伝えてみる。
2.周囲からの要求のインプット作業ではなく、自身の「アウトプット」作業に重点を置く
緊急な返事を要するメールでないのならば、まず自分から発信する必要のある用件を先に済ませる。
3.メールチェックの回数を減らす
5分ごとにメールボックスを確認するのではなく、メールアカウントの設定を変更し、自動送受信機能を30分ごとにするなどすれば、メールの見落としもなく、業務の中断も減る。また、周囲の人にも緊急な用事は直接口頭で、また電話で連絡してもらうよう一言頼むと良い。
4.古くなったメールはごみ箱へ
不要なメールまで溜め込んでおく必要も無い。また即答のできるメール、少し時間が必要なメールなどフォルダー分けして対応していく。
5.メールマガジンの登録を解除してみる
以前は必要だったけれど今はあまり自分に関係が無いテーマなどのメールマガジンは、もし必要ならば再登録すれば済むことなので、解除してみる。そして、今まで知り会った人全員分のメールアドレスをいつまでも保存しておく必要は無いので、特に関わりの無い人のアドレスは思い切って削除する。
6.部署のリーダーなどに全体としての対策を相談してみる
自分だけにとどまらず、例えば部署全体がEメールに追われているような雰囲気があれば、上司に対応策のアイデアを相談してみると良い。金曜日はNOメールデイ、毎日16時以降はメールボックスを見なくて良い、メール以外のコミュニケーション手段を推奨する、など。
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