インターナルコミュニケーションのルール

Rules of Internal Communication

インターナルコミュニケーションのルール

September 23, 2014

By Liam FitzPatrick and Klavs Valskov

Talking to your workforce involves almost every skill set in the communication profession and a few that are unique to employee communication. Writing, event management, message planning, design and advising leaders have to supplement an understanding of line supervisors and coping with the darker corners of HR.

従業員に語りかけるには、コミュニケーション専門職で使われるほとんどすべてのスキルと従業員コミュニケーションに独特ないくつかのスキルが必要になります。ライティング、イベント管理、メッセージ企画、デザイン、リーダーへの助言などが管理職の序列の理解と、人事部の暗部とも協力することに補完的役割を果たすことになります。

We recently sat down to write a book explaining the practice of internal communication, to produce the guide that we wish we’d been given when we started working in the field. And quickly we realized what a massive task we’d taken on!

我々は最近、インターナルコミュニケーションの実践について説明する本を執筆し、その分野で仕事にとりかかる時にあったらいいなと思われたガイドを作成することを座り込んで話し合った。そして直ぐに我々が何と巨大な仕事に取り組んでしまったのかに気付いた。

Painfully aware that we were bound to miss something vital, we decided to cover our backs by setting down what we thought were the essential rules of internal communication. We’d love to know what IABC folks think.

何か致命的なことを見逃している方向に向かっていることに痛切に気付いたので、我々はインターナルコミュニケーションに必須だと思われるルールは何かを書き留めることで背景をカバーすることに決めた。IABCの同僚の皆さんがどう思うか、ぜひ知りたいです。

RULE No. 1It’s about results and outcomes; not activity
Every conversation in internal communication begins with, “What do we want people to DO?” No matter how exciting it is to deliver a beautiful brochure, leadership conference or intranet site, if nobody works differently, what is the point?

ルールNo.1: 結果と成り行きに関わることであって、活動ではない

インターナルコミュニケーションの全ての会話は「人々に何をしてもらいたいか」で始まる。綺麗なパンフレットを製作したり、リーダーシップカンファレンスを開いたり、イントラネットのサイトを導入することがいかにエキサイティングなことであろうとも、もし誰も仕事ぶりが変わらなければ、いったい何のためにするのであろうか。

RULE No. 2It’s about the business
Why should the boss fund the never-ending party that is the internal communication team if there is no impact on the business? When you can show the link back to the business need or the organization’s problems, you can expect the CFO to fall adoringly at your feet (well, sometimes…).

ルールNo.2: ビジネスに関わること

経営者は、もしビジネスに何のインパクトもないならば、インターナルコミュニケーションのチームという終わりなきパーティーになぜお金を注がなければならないのであろうか。もしあなたがビジネスのニーズあるいは組織の問題に繋がることを示せるならば、CFO最高財務責任者があなたの足元に敬愛するように膝まづくことを期待できるでしょう(多分、時には...)。

RULE No. 3Don’t drive with your eyes shut
Communicators are a bridge between two worlds. They have to understand how the workforce thinks so they can explain to leaders why their latest mad idea is going to be hard to communicate. And internal communicators can only do that if they’re always on the move, talking and listening. No one else can do it for you because what you know is what makes you valuable and without it, how can you produce communication that will interest anyone or talk to their concerns?

ルールNo.3: 目を閉じたまま運転しない

コミュニケーション従事者は2つの世界の橋渡しです。彼らは従業員がいかに思うか理解する必要があるし、だからリーダーに対して最近の狂った考えを従業員にコミュニケーションすることが難しい理由を説明できなければならない。インターナルコミュニケーション従事者は、活発に話しかけ、傾聴することを常にしていなければそれができない。他の誰もあなたの代わりになれない。なぜならばあなたが知っていることがあなたを価値あるものにしているからであって、それがなければ誰かに興味を持たせたり、彼らの心配事に語りかけるコミュニケーションを創出することなどできやしない。

RULE No. 4: People have two ears and one mouth—so should organizations
You mom told you it was rude to shout and never listen; but that’s exactly how most organizations behave towards their staff. When people are listened to at work, amazing things happen; people are more loyal, work harder and embrace change.

ルールNo.4: 人は二つの耳と一つの口を持っている―組織も同様であるべきだ

話を聞かずに叫ぶことは失礼だとあなたは母親に教えられたでしょう; しかしまさに同じことをほとんどの組織がスタッフに対してしているのです。人々は、職場で話を聞いてもらえると、驚くべきことが起こります; 人々はより忠誠になり、より一生懸命に働き、変容を受け入れるのです。

RULE No. 5Come with data, leave with respect
Did you hear the story about the CFO who was respected even though they never looked at the data? No, neither did we, but we know loads of comms people who think they can entertain a boardroom with their sparkling personality and wit alone. Senior managers live in a world of facts and spreadsheets so show them data about process and outcomes and present it simply. You don’t need a Ph.D. to show how communication can help with the things that matter.

ルールNo.5: データを持ち込んで、尊敬されて去りなさい

最高財務責任者でデータを見ることをしないのに尊敬されている人の話を聞いたことがありますか。いや、我々もありません。しかしながら、コミュニケーション担当者で持ち前の弾ける個性と気転のみで重役陣を楽しませる事ができると思っている人がたくさんいることを我々は知っている。上級管理職は事実と表計算の世界に住んでいます。ですから彼らにはプロセスと結果に関するデータを示し、シンプルにプリゼンテーションしなさい。博士号がなくても、コミュニケーションがいかに大事なことに役立つかを示すことはできます。

RULE No. 6Line managers matter
Some people claim that supervisors and line managers will often turn out to be your best channel for employee communication; not always, but very often. When local leaders care about communication, can explain how events and plans affect their people and feel listened to, staff work harder and are more committed. You’ll nearly always get great results when you ask, “What do I need managers to discuss with their teams?”

ルールNo.6: 一線にある管理職は重要である

スーパーバイザーや一線にある管理職はしばしば従業員コミュニケーションにとって最良のチャンネルであることが判明すると主張する人がいます;常にではないが、大変よくそうなります。現場のリーダー層がコミュニケーションのことを気にかけ、イベントや計画がどのように人々に影響するか説明することができ、人々が聞いてもらえると感じる場合に、スタッフはより一生懸命に働き、コミットするのです。「管理職にチームで何を話し合ってもらえばいいですか」とあなたが聞くときには、ほとんどいつも素晴らしい結果が得られるでしょう。

RULE No. 7There is no silver bullet
Here’s a fun game to play: Count the number of emails or web posts you see in a week announcing that all employee communication problems will be solved by XYZ product/service/tool. We bet you rarely have a week when all the problems of your universe can be remedied by some wonder tool. It has never been true and never will be!

ルールNo.7: 一発必中の策はない

やると面白いゲームがあります: 全ての従業員コミュニケーションの問題はXYZ商品/サービス/ツールで解決できますと銘打ったeメールやweb投稿記事が1周間で何本あるか数えてください。ある素晴らしいツールであなたの世界の全ての問題が治るまで1週間とかからないと断言できます。これは全く真実でなかったし、これからもありえません!

RULE No. 8What we do matters
Our job lets us stick our nose where we like and allows us to make a real difference. Who actually gets to change things daily at work in small and large ways? That’s pretty cool, isn’t it? But it also behooves us to take our professionalism seriously, to develop our skills and to treat what we do with respect!

ルールNo.8: 我々がまさに気にかけること

我々の仕事は、自分で好きなところに首を突っ込んで真の変革を創ることをさせてくれる。他に誰が実際に多かれ少なかれ日々の仕事で物事を変えることができるでしょうか。とてもカッコいいですよね。しかしまた、我々は自分たちがプロであることを真剣に捉え、スキルを磨き、尊敬を持って事にあたることが義務でもあります。

There are some great thinkers in the profession. People like Roger D’Aprix, ABC, IABC Fellow, Bill Quirke and Kathryn Yates are a true inspiration. Their message consistently is that employees want someone to tell them what their job is, how they’re doing and how it relates to the bigger picture. Organizations want good staff to stick around, to work hard, to be flexible and to be external ambassadors.

この仕事にも偉大な思想家が何人かいます。IABC研究員のRoger D’Aprix, ABC,やBill QuirkeとKathryn Yatesのような人々は、真に閃きを与えてくれる。彼らのメッセージは一貫しています。従業員は、自分の仕事が何であるか、自分の仕事ぶりがどうであるか、そしてそれが組織の大きな画でみるとどう関わりがあるか教えてくれる誰かを欲しがっているのです。組織は、いつもそばに居て一所懸命に働き、柔軟に対応し、外に対してアンバサダーのように代弁してくれる良きスタッフを求めています。

If you want to deliver communication that helps people do their jobs and adds value to your organization, these rules will stand you in good stead and allow you to use the power of internal communication make a difference in your organisation.

もしあなたが、人々が自分の仕事をするのに役立ち、組織に付加価値を与えるようなコミュニケーションを実現したいならば、これらのルールは大いに役立ち、あなたがインターナルコミュニケーションの力を利用して組織を変革することができるでしょう。

This is based on an extract from Liam FitzPatrick and Klavs Valskov’s latest book, Internal Communications: A Manual for Practitioners, published by Kogan Page.

本記事は、Liam FitzPatrickとKlavs Valskovの最新刊「インターナルコミュニケーション:実践者のマニュアル」(発行Kogan Page)からの抜粋に基づいている。

Klavs Valskov is joint managing partner of change communication consultancy Agenda Strategies. He recently co-authored the book Internal Communications: A Manual for Practitioners, published by Kogan Page. Klavs is vice chair of IABC’s Europe, Middle East and North Africa region.

Klavs Valskovは変革コミュニケーションのコンサルタント会社Agenda Strategies共同パートナー。このほど「インターナルコミュニケーション:実践者のマニュアル」(発行Kogan Page)を共同著作した。KlavsはIABC欧州・中東・北アフリカ地域の副代表。

Liam FitzPatrick is joint managing partner of change communication consultancy Agenda Strategies. He recently co-authored the bookInternal Communications: A Manual for Practitioners, published by Kogan Page. Liam is a Fellow of the U.K. Chartered Institute of Public Relations and a member of the Global Communication Certification Council.

Liam FitzPatrickは、変革コミュニケーションのコンサルタント会社Agenda Strategies共同パートナー。このほど「インターナルコミュニケーション:実践者のマニュアル」(発行Kogan Page)を共同著作した。Liamは英国Chartered Institute of Public Relationsの研究員であり、Global Communication Certification Councilのメンバー。

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